Freigabe per Klick: Wie ein n8n-Workflow die Lieferantenselbstauskunft der HA Group vereinfacht
Anfrage über die Website, Entscheidung bei der HA Group, Versand automatisch
Einkaufsabteilungen bewerten ihre Lieferanten anhand standardisierter Informationen: Unternehmensdaten, Ansprechpartner, Zertifikate und Nachhaltigkeitsratings. Die HA Group fasst diese Angaben in einer Lieferantenselbstauskunft zusammen, die Kunden regelmäßig anfordern.
Bisher verschickte die HA Group das Dokument auf Anfrage einzeln per E-Mail. Das kostete Zeit, und jede Anfrage musste gesondert beantwortet werden. Ein offener Download auf der Website kam trotzdem nicht in Frage: Die Selbstauskunft enthält zwar keine vertraulichen Daten, sollte aber nicht ohne Weiteres für Wettbewerber und andere Marktteilnehmer abrufbar sein.
Ziel war deshalb ein schlanker Prozess, der beides verbindet. Interessenten sollen das Dokument direkt über die Website anfordern können, die HA Group entscheidet weiterhin selbst, wer es erhält, und zwar mit möglichst wenig Aufwand für die zuständigen Mitarbeitenden.
Dafür haben wir ein Anforderungsformular in TYPO3 mit einem automatisierten Freigabe-Workflow in n8n verbunden. Seit September 2026 ist die Lösung auf Deutsch und Englisch im Einsatz.
| Kunde | Hüttenes-Albertus Chemische Werke GmbH |
|---|---|
Projektzeitraum | 2026 |
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Kontrolle behalten, Aufwand reduzieren
Statt jede Anfrage per Mail zu beantworten, prüft die HA Group nur noch, wer das Dokument angefordert hat. Alle relevanten Angaben wie Name, Unternehmen, Position und E-Mail-Adresse liegen dabei gesammelt in einer Nachricht vor.
So bleibt die Entscheidung, wer die Selbstauskunft erhält, vollständig bei der HA Group. Der manuelle Aufwand beschränkt sich auf einen kurzen Check.
TYPO3-Formular als Startpunkt für n8n
Das Anforderungsformular ist mit dem TYPO3 Form Framework umgesetzt, inklusive Datenschutz-Einwilligung. Nach dem Absenden übergibt TYPO3 die Daten per Webhook an einen n8n-Workflow, der alle weiteren Schritte übernimmt.
Die Anfragen werden dabei bewusst nicht in einer Datenbank gespeichert. Die Daten durchlaufen nur den Freigabeprozess. Das hält die Lösung schlank und datensparsam.
Freigabe mit einem Klick
Die interne Benachrichtigung enthält zwei Schaltflächen: Freigeben oder Ablehnen. Ein Klick genügt, und die anfragende Person erhält automatisch die passende Antwort, entweder das Dokument oder eine freundliche Absage.
Für Interessenten bedeutet das eine schnelle und verbindliche Reaktion, ohne dass bei der HA Group jemand eine E-Mail formulieren oder Anhänge heraussuchen muss.
Warten auf die Entscheidung im Workflow
Der Workflow nutzt die Funktion von n8n, die auf eine Rückmeldung wartet. Er versendet die interne E-Mail mit eindeutigen Links für Freigabe und Ablehnung und pausiert, bis einer davon geklickt wird. Anschließend verzweigt er je nach Entscheidung und Sprache der Anfrage.
Das PDF liegt in der Dateiverwaltung von TYPO3. Bei einer Freigabe ruft n8n von dort die jeweils aktuelle Fassung ab und hängt sie an. Eine neue Version lädt die HA Group einfach im TYPO3-Backend hoch, am Workflow ist dafür nichts anzupassen.
Professioneller Auftritt in zwei Sprachen
Die Selbstauskunft wird international angefragt. Formular, Bestätigung und alle E-Mails gibt es deshalb auf Deutsch und Englisch, jeweils mit dem passenden Dokument.
Die E-Mails sind im Design der HA Group gestaltet und auf allen Geräten gut lesbar. So bleibt der Markenauftritt auch im automatisierten Versand stimmig.
Responsive E-Mails und sicherer Testbetrieb
Die E-Mail-Vorlagen haben wir mit MJML erstellt. Daraus erzeugt der Workflow HTML-Mails, die in gängigen Mailprogrammen und auf Mobilgeräten zuverlässig dargestellt werden.
Für Tests gibt es einen eigenen Zweig im Workflow: Freigabe-Mails gehen dort an uns statt an die HA Group. So lassen sich Änderungen prüfen, ohne den laufenden Betrieb zu stören.