Case Study: Erfolgreiches Recruiting mit Umantis und TYPO3
Der Fachkräftemangel betrifft praktisch die gesamte Arbeitswelt. Das merken nicht nur wir, sondern natürlich auch unsere Kunden. Gleichzeitig verlagern sich immer mehr Prozesse unseres täglichen Lebens ins Digitale. Klar, dass das auch nicht vor der Jobsuche Halt macht. Auch unser Kunde pfm medical gmbh setzt daher schon seit einigen Jahren auf digitale Lösungen zur Steuerung von Stellenausschreibungen und Bewerbungsprozessen. Doch was steckt eigentlich dahinter und welche Rolle spielen wir dabei? Im heutigen Blogbeitrag möchte ich euch gerne am konkreten Beispiel zeigen, wie ein typisches Schnittstellenprojekt bei uns abläuft und am Ende zu einer nachhaltigen Lösung führt.
Auf welches Pferd setzen wir?
pfmmedical hat sich für die Lösung Umantis Talent Management der Schweizer Abacus Umantis AG (früher Haufe-umantis AG) entschieden. Die Lösung wird schon seit geraumer Zeit bei pfmmedical eingesetzt und bildet den kompletten Prozess von der Platzierung der Stellen über die Entgegennahme von Bewerbungen (samt der Angaben zur Person sowie weiterer Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufen, Zeugnissen usw.) bis hin zu deren interner Bearbeitung ab. Im Falle von pfmmedical steigen die Anforderungen dadurch, dass man weltweit aktiv ist und die Unternehmensgruppe zusätzlich aus verschiedenen Tochterunternehmen besteht, die jeweils verschiedene Geschäftsbereiche abdecken. Daraus ergibt sich ein sehr großes Spektrum bei den ausgeschriebenen Stellen – von medizinischem Personal über kaufmännische Angestellte bis hin zu leitenden Positionen ist alles vertreten.
Umantis ist eine SaaS-Webapplikation. Der Bewerbungsprozess findet online über entsprechende Formularstrecken statt. Das System stellt auch Listendarstellungen aller offenen Stellen sowie eine vielfältig konfigurierbare Ansicht der eigentlichen Stellenanzeige bereit. Per Klick gelangt der Nutzer dann direkt zum Bewerbungsprozess. Das System lässt sich über extern referenzierte JS/CSS-Ressourcen an das Erscheinungsbild der eigenen Corporate Site anpassen, was wir im Falle von pfmmedical bislang auch genutzt haben. So bildet Umantis den Kern des bisherigen Karrierebereichs der deutschen Corporate Site.
Welche Nachteile hat die bisherige Lösung?
Ein Schwachpunkt des Status quo war aus technischer Sicht die nahtlose Integration in die deutsche Corporate Site von pfmmedical. Damit die Darstellung optisch homogen wirkt, ist es wichtig, den Nutzer nicht auf eine Unterseite zu schicken, die völlig anders aufgebaut ist. Im Falle von TYPO3 betrifft das natürlich vordergründig das gesamte Layout inkl. der Navigation – mitunter hochdynamische Bausteine, die sich in einem ständigen Redaktionsprozess befinden. Es verbietet sich daher von selbst, diese als statischen Teil in das Template der von Umantis gerenderten Seiten einzubauen. Unsere bisherige Lösung sah vor, dass die Umantis-Seiten als iFrame in den Kontext des Karrierebereichs geladen werden. Das bereitgestellte CSS umfasste demzufolge nur die Styles, die für den Teil innerhalb des iFrames benötigt wurden. Umgekehrt erfolgte nach Klick auf eine Stellenanzeige ein Sprung heraus aus der Corporate Site, direkt in Umantis, d.h. der Seitenbenutzer verließ die Seite. Das war ihm zum Zeitpunkt des Klicks mitunter vielleicht gar nicht bewusst. Unschön.
Einen Mechanismus vergleichbar zu Server Side Includes, der Teile des Seitenlayouts dynamisch von TYPO3 laden könnte, gibt es in Umantis unseres Wissens nicht. Wie wir weiter unten zeigen werden, wurde ein solcher aber auch gar nicht benötigt.
Denn es gibt noch einen weiteren Grund, aus dem der bisherige Ansatz per iFrame keine lange Zukunft hatte: Das Ganze ist datenschutzrechtlich problematisch. Gerade die Tatsache, dass der Nutzer nur zum Anzeigen einer Stellenanzeige bereits die Corporate Site in Richtung eines Drittsystems verlassen muss, würde pfmmedical dazu zwingen, hierzu vorher eine informierte Einwilligung per ausdrücklichem Consent vom Nutzer einzuholen. Das möchte man natürlich als Seitenbetreiber eigentlich überhaupt nicht haben – den potenziellen Bewerber erst mal per “Terrorpanikdialog” darüber informieren müssen, dass man ihn gerade auf ein böses Drittsystem schicken will.
Wie geht es besser?
Glücklicherweise verfügt Umantis über Exportmöglichkeiten für die Stellendaten. Das funktioniert in der Praxis so, dass man sich von seinem Umantis-Ansprechpartner einen XML-Feed konfigurieren lassen kann. Dieser kann sämtliche Felder der Stellenanzeigen sowie auch dahinterliegende Objekte ansteuern. So ist es beispielsweise auch möglich, die Kontaktdaten des zuständigen Recruiters mit ausleiten zu lassen.
Unser Ansatz war daher, die Stellendaten von Umantis entgegenzunehmen und in die TYPO3-Datenbank zu spiegeln. Dadurch kann TYPO3 das komplette Rendering in die eigene Hand nehmen. Neben der Darstellung und Filterung der Stellen können die Stellendaten damit z.B. auch in eine etwaige vorhandene Onsite-Suche (z.B. auf Basis von EXT:solr) gespielt werden. Das steigert den Integrationsgrad mit der übrigen Corporate Site und die Nutzbarkeit der Daten erheblich. Zudem können wir als Agentur auch die Darstellung an sich flexibler und kurzfristiger anpassen, da sich ja alles in bekanntem Terrain abspielt und keine zusätzliche Anpassung in einem Fremdsystem stattfinden muss. Das Rendering nutzt direkt die Ressourcen des Seitenlayouts und wir behalten alle Fäden in der Hand. Stellendaten können im TYPO3-Backend read-only eingesehen werden, teilweise findet auch noch Pflege einzelner Informationen in TYPO3 statt – dazu später mehr. Insbesondere beim eingesetzten Bildmaterial haben wir uns dazu entschieden, das lieber aus FAL zu laden. Denn ansonsten hätte man ja wieder Ressourcen, die von einem Drittsystem geladen werden müssten – und datenschutzmäßig nichts gewonnen.
Uns war bewusst, dass der o.g. XML-Feed natürlich projektspezifisch ist, denn jeder Umantis-Nutzer hat unter Umständen eigene Anforderungen an den Aufbau der Stellenanzeigen. Dennoch haben wir uns aufgrund der Wichtigkeit des Themas bemüht, unsere spätere Umsetzung so generisch zu halten, dass sie auch von anderen Umantis-Kunden, die TYPO3 einsetzen, integriert und genutzt werden kann.
Medias in res – wir hauen in die Tasten … oder?
Also die Ärmel hochgekrempelt und mit dem Bau der Extension begonnen, richtig? Nicht ganz. Denn zunächst musste der XML-Feed definiert werden. Erst dann wussten wir ja, was uns in TYPO3 erwarten würde. Also führten wir gemeinsam mit pfmmedical zunächst ganz klassisches Anforderungsmanagement durch. Wir haben das in Form eines kurzen Workshops mit der Abteilung HR von pfmmedical als Vorbereitung und danach in Form zweier Videokonferenzen gemeinsam mit pfmmedical und einem Ansprechpartner von Abacus Umantis durchgeführt.
Im Ergebnis stellen sich die Anforderungen wie folgt dar:
- Die Stellenanzeigen bestehen aus mehreren klar vorab definierten Text- und Sinnabschnitten.
- Jede Stellenanzeige zeigt ein Headerelement, das aus einem Pool von Inhaltselementen in TYPO3 ausgewählt werden soll. Die Elemente bestehen aus (übersetzbarem) Text und Bild.
- Die Stellenanzeigen enthalten Kontaktdaten eines zuständigen Recruiters. Diese sind auf die einzelnen Stellen verteilt, es ist also nicht immer derselbe und auch nicht ein zufälliger.
- Stellenanzeigen beziehen sich immer auf konkrete Firmenstandorte. Diese befinden sich nicht nur in Deutschland oder der EU, sondern auch im außereuropäischen Ausland. Der Fokus liegt aber auf Deutschland, sodass die Standorte in einer gruppierten Auswahl dargestellt werden sollen.
Zusätzlich gibt es Außendienstmitarbeiter, die ein definiertes Einsatzgebiet – etwa ein ganzes Bundesland – haben und daher beispielsweise auch Reisebereitschaft besitzen müssen. Auch flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office oder eine Auswahl nach Vollzeit, Teilzeit oder Minijob sollten angeboten werden. - Die Stellen sollen auch in Karriereportalen wie Google for Jobs indiziert werden. Eine Auszeichnung mit strukturierten Daten (Rich Snippets) inkl. aller dafür benötigter Metadaten ist daher wichtig.
Insbesondere die Punkte 4 und 5 stellten sich dabei in der Praxis durchaus als Herausforderung dar. Wann liegt eine eingepflegte Stadt beispielsweise in Deutschland und wann handelt es sich um einen Ort im Ausland? Beispiel gefällig? Es gibt ein Rom in Deutschland, d.h. die Angabe “Rom” an sich reicht nicht aus, um das von der Ewigen Stadt zu unterscheiden. Umgekehrt sind allerdings die meisten Felder in Umantis Freitextfelder, d.h. der Ansatz mit einer Lookup-Tabelle, die man sicherlich in TYPO3 benutzt hätte, scheidet auch aus.
Hinzu kommt: Schema.org-Objekte sind unglaublich mächtig und flexibel. Selbst Google for Jobs setzt nur einen Bruchteil der Funktionalität selbst um. Es galt daher, passend zu den Bedürfnissen von pfmmedical soviel der Spezifikation umzusetzen, dass die Anforderungen erfüllt wurden, ohne die Redakteure mit allzu viel Funktionalität förmlich zu erschlagen.
Los geht’s: unsere Implementierung
Wie die meisten Importprozesse im TYPO3-Umfeld, die wir inzwischen umgesetzt haben, bildet die Basis des Importers unsere Bibliothek dbal-cargo. Diese wurde inzwischen um ein leistungsfähiges Objekt-Mapping erweitert, bei dem eine Abbildung zwischen der Importdatenstruktur und passenden Domain-Models in TYPO3 konfiguriert werden kann. Mittels dbal-cargo werden die XML-Elemente in Arrays übersetzt, die direkt den Tabellenspalten der Models entsprechen. Auf diese Weise können auch große Datenmengen sehr effizient und mit geringem Speicherbedarf in TYPO3 importiert werden. Dabei können Werte 1:1 übernommen, auf konstante Werte gesetzt oder durch ein Mapping-Lambda geschickt werden, das dann auch komplexere Szenarien zulässt. Der Importer stellt sicher, dass im Feed nicht mehr vorhandene Stellenanzeigen in TYPO3 als gelöscht (deleted == 1) markiert werden. Der dafür zuständige Scheduler-Task räumt diese dann periodisch auf.
Im TYPO3-Backend werden Stellenanzeigen lediglich zur Ansicht und Kontrolle dargestellt. Schließlich soll der Redakteur sie hier ja gar nicht bearbeiten. Das geschieht ausschließlich in Umantis. Um jedoch eine Möglichkeit zu schaffen, die einlaufenden Daten auf Korrektheit zu prüfen, lässt sich im Backend Einsicht nehmen. Bei Bedarf können dann entsprechend Exporteinstellungen in Umantis korrigiert oder Änderungen am Feldmapping durchgeführt werden. Die genutzten Felder richten sich nach den Anforderungen im konkreten Projekt und können von einem Unternehmen zum nächsten abweichen. Da pfmmedical sich dafür entschieden hat, die Stellenanzeigen in ihrer Darstellung mit Bildmaterial sowie Success-Storys auszustatten, gibt es hierfür entsprechende Datensatztypen, die zum Importzeitpunkt zugeordnet werden. Die Zuordnung geschieht dabei anhand von bekannten IDs aus Umantis heraus.
Das Frontend gliedert sich in zwei Teile – eine filterbare Listendarstellung aller offenen Stellen, sowie eine Detailseite, die alle relevanten Informationen zu einer Vakanz aufführt und per Klick zum Bewerbungsprozess in Umantis führt. Beide Seitentypen werden jetzt von TYPO3 selbst gerendert, sodass der Nutzer bis zu diesem Zeitpunkt die pfmmedical-Website nicht verlässt. Erst ein Klick auf den entsprechenden Button auf der Detailseite führt ihn dann datenschutzkonform in Umantis. Die Detailseite zeichnet alle dargestellten Informationen mit schema.org-Metadaten aus und kann daher leicht von entsprechenden Stellenportalen wie Google for Jobs indiziert werden.
Wie geht es weiter und was haben wir gelernt?
Bislang erfolgte noch keine Integration der ausgeschriebenen Stellenanzeige in die Onsite-Suche. Dies wurde seitens pfmmedical im ersten Schritt schlicht nicht benötigt. Da die Stellenanzeigen in Form von Datensätzen vorliegen, wäre das auf Basis des RecordIndexer aus EXT:solr allerdings sehr leicht möglich. Auch eine aktive Verteilung der Stellenanzeigen in Drittsysteme über deren APIs ist jetzt ohne Weiteres machbar. Der Vorteil dieses Vorgehens anstelle einer direkten Integration aus Umantis heraus ist, dass es beim Umweg über TYPO3 möglich ist, den Traffic aus den platzierten Stellenanzeigen direkt auf entsprechend konfigurierte Landingpages auf der eigenen Website zu leiten und die Sichtbarkeit der Site somit zu steigern.
Für pfmmedical wäre sicherlich einer der nächsten Schritte, den im deutschen Teil des Unternehmens etablierten Bewerbungsprozess in die übrigen Länder, etwa Großbritannien, auszurollen. Unsere Integration ist hierzu bereits vorbereitet und prinzipiell mandantenfähig. Es wäre daher kein Problem, einen zweiten Feed für Großbritannien zu importieren oder Stellen aus dem bestehenden Feed für eine Ausleitung in die einzelnen Länder zu filtern.
Die Anbindung von Umantis war für uns definitiv ein spannendes, aber auch abstimmungsintensives Projekt. Es hat sich allerdings gezeigt, dass es sich lohnt, lieber eine zusätzliche Videokonferenz zur Absprache mehr anzusetzen, wenn dafür die Implementierung deutlich reibungsloser ablaufen kann. Von Vorteil war dabei, dass wir auf langjährige Erfahrung bei der Umsetzung solcher Schnittstellenprojekte zurückgreifen konnten.
Wir freuen uns, wenn Ihr diesen Beitrag teilt.
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