Produktdaten organisieren: TYPO3, PIM und Shopsysteme

In den letzten Monaten mehrten sich bei uns die Anfragen von Interessenten und bestehenden Kunden zum Thema Produktdatenmanagement im Kontext von Online-Shops, TYPO3 Webseiten und anderen Plattformen. Das gab mir bereits Grund dazu, auf der DMEXCO 2019 in Köln einen Vortrag zu diesem Thema zu halten. Da die Verknüpfung unterschiedlicher Systeme mit dem Ziel der einheitlichen Produktdatenpflege nach wie vor aktuell und noch dazu eine unserer Schwerpunktinhalte in der MFC ist, nehme ich die Problematik in diesem Blogbeitrag noch einmal auf.

Warum ist dieses Thema überhaupt relevant?

Zunächst einmal erzielt Ihr durch konsistente Informationen einen einheitlichen Markenauftritt an allen relevanten Touchpoints im Sinne einer integrierten Kommunikation. Das bedeutet, in allen Ausleitungskanälen werden Eure Produkte und Dienstleistungen mit den identischen Bezeichnungen, Abbildungen, Eigenschaften etc. ausgegeben und präsentiert.

Indem diese Informationen nun für externe Systeme über dedizierte Schnittstellen verfügbar gemacht werden können, ist eine Projekt-und Problem-orientierte Beratung an vielen Stellen leichter umsetzbar, da die Kerninformationen (möglicherweise sogar in mehreren Sprachen) quasi schon vorhanden sind und nur noch an benötigter Stelle eingefügt werden müssen. So ist es dann auf einfache Weise möglich, Kunden Schritt für Schritt an das Sortiment heranzuführen und die eigene Kompetenz durch eine tiefgehende Beratung zu unterstreichen. Fast schon nebenbei wird dabei auch die Sichtbarkeit der digitalen Angebote im Netz erhöht, indem man etwa gezielt Suchanfragen von Nutzern aufgreift und Lösungen unter Verweis auf das Sortiment entwickelt. Je vielfältiger die Inhalte, desto größer die Sichtbarkeit und der Wettbewerbsvorteil.

Wenn das Ganze dann auch noch technisch professionell umgesetzt wird und den Eindruck vermittelt, alles wäre aus einem Guss (Stichwort: Seamless Integration), schafft dies auch Vertrauen auf Nutzerseite, was sich wiederum positiv auf die Conversion auswirkt.

Zwei klassische Ausgangssituationen

In der Praxis erleben wir häufig zwei ähnlich gelagerte Ausgangssituationen:

Ein Shopsystem ist bereits vorhanden und soll nun um ein Redaktionssystem erweitert werden. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn ein Satz von Produktdaten im eigenen Shop vorliegt und die Online-Marketingmaßnahmen ausgebaut und intensiviert werden sollen, insbesondere unter Verwendung von originärem Content.
Ein TYPO3 CMS ist bereits vorhanden und soll um ein Shop-System erweitert werden. Das ist logischerweise dann der Fall, wenn die eigenen E-Commerce-Aktivitäten weiter voran getrieben werden sollen. Die Aufgabe besteht dann darin, die Produktdaten aus dem CMS zu exportieren. Dies ist oft aufwendiger, als die Daten direkt aus einem Shop-System zu generieren, da bestimmte Informationen (wie etwa Preise oder Verfügbarkeiten) von einem CMS nicht abgedeckt werden.

In beiden Fällen stellt sich die Frage, wie Informationen aus dem bestehenden System exportiert werden können, um sie in ein PIM zu überführen und von dort für weitere Kanäle nutzbar zu machen.

Um die vorhandenen Daten nutzen zu können, müssen sie zunächst in eine strukturierte Form gebracht werden. Zu diesem Zweck werden die Daten in einem Austauschformat exportiert und bereitgestellt. Das kann etwa ein xml-Dokument sein, ein JSON Objekt oder eine csv-Tabelle. Diese Formate können in der Regel von allen gängigen PIM-Systemen importiert werden.

Ganz wichtig bei der Einführung eines PIM ist, dass Sie einen Zeitpunkt definieren, ab wann das PIM die führende Instanz ("Single Source of Truth") ist. Sprich: Ab wann werden die Daten einzig und allein im PIM gepflegt? Denn ab diesem Zeitpunkt dürfen an keiner anderen Stelle weitere Aktualisierungen stattfinden, die nicht auch im PIM durchgeführt werden. Andernfalls werden diese Daten bei einem Abgleich überschrieben und verursachen im schlimmsten Fall ein organisatorisches Chaos. Erfahrungsgemäß ist dieses Szenario keine Seltenheit!

Produkteinbindung im Content — Redaktionelle Integration von Shop-Artikeln im CMS-Content.

Vollständige Automatisierung von Austauschprozessen

Häufig wird das PIM gemeinsam mit einem Warenwirtschaftssystem (ERP) betrieben, um die dahinter liegenden Prozesse vollständig zu automatisieren. Es gibt auch Systeme, die direkt beides bieten. Das PIM beherbergt in dieser Konstellation dann die Präsentationsdaten des Sortiments (also Produktbezeichungen, USPs, Datenblätter usw.), während das ERP die Verkaufsdaten verwaltet (also Preise, Verfügbarkeiten, logistische Informationen usw.). Über eine Schnittstelle (die separat konfiguriert werden muss) können die relevanten Daten in ein Shopsystem überführt und dort weiter im Rahmen Ihrer E-Commerce-Aktivitäten verwendet werden.

Wenn nun die vertrieblichen Features, die ein Shopsystem bietet, mit den redaktionellen Features eines CMS verknüpft werden sollen, bedarf es auch hier einer individuellen Schnittstelle. TYPO3 bringt bereits Schnittstellen zu externen Shopsystemen mit; Allerdings sind diese eher als technische Brücke zu verstehen, die noch weiter konfiguriert werden muss. Der Grund dafür ist, dass jedes CMS und jedes Shopsystem seine ganz eigene Datenstruktur hat, sodass eine allumfassende Lösung konzeptionell gar nicht möglich ist.

Sobald diese Schnittstelle angelegt wurde, ist es aus dem CMS heraus möglich, redaktionell auf die Artikel-Datensätze im Shop zuzugreifen und diese schnell und flexibel im Content einzubinden – etwa als schlichtes Bild-Text-Element, als Karussell, als Akkordeon oder in Form von anderen Content-Elementen, die der eigene Styleguide hergibt. Inspirations- und Beratungsinhalte können auf diese Weise unmittelbar mit den Shop-Funktionen verknüpft werden und die Conversion fördern.

Die Vorteile dieser integrierten Systemlandschaft liegen auf der Hand

Konsistenz in den Daten: alle Ausleitungskanäle greifen auf die gleiche Datenquelle zu und haben die gleiche Sicht auf die Daten
Minimaler Pflegeaufwand: Produktdaten müssen nur an einer Stelle (also global, in der Regel im PIM) gepflegt und aktuell gehalten werden
Geringe Fehlerquote: durch einen maximalen Grad an Automatisierung bei der Verknüpfung von PIM, ERP, CMS und Shop
Facettenreiche Datennutzung: die Daten können wie beschrieben zu Präsentations- und Verkaufszwecken genutzt oder auch in weitere Ausleitungskanäle überführt werden

Wenn Ihr selbst vor der Herausforderung steht, Eure bestehenden Systeme zu integrieren oder neue Systeme in Eure Infrastruktur einzubinden, so sprecht uns doch an – wir unterstützen Euch dabei gerne!